Os contratos são uma parte essencial do mundo dos negócios. Eles regem as relações entre empresas e clientes, fornecedores, parceiros e outros stakeholders. Por isso, é importante que as empresas tenham uma gestão de contratos eficaz.
Por meio dela, é possível executar uma negociação justa e fazer com que todas as partes envolvidas cumpram com os acordos pré-estabelecidos inicialmente.
Esse gerenciamento surge como uma atividade essencial para lidar com os documentos, do início ao encerramento, sem que haja problemas. Se você ainda tem dúvidas, mostraremos a real importância desse controle na sua empresa!
O que é Gestão de Contratos?
A administração de contratos, mais especificamente do ciclo de vida dos contratos (CLM – Contract Lifecycle Management) em um departamento jurídico envolve um conjunto de procedimentos e práticas para gerenciar o ciclo de vida dos contratos de uma empresa, desde sua elaboração até seu término.
O objetivo é assegurar que os contratos sejam cumpridos de forma eficaz e eficiente, minimizando os riscos e maximizando os benefícios para o negócio.
Por que a Gestão de Contratos é importante?
Podemos enumerar diversas razões pelas quais é crucial gerenciar contratos em sua empresa o mais breve possível. Abaixo, você confere as principais vantagens!
Aprimoramento de relações comerciais
Capacitar a equipe para conduzir negociações certamente impacta positivamente no gerenciamento dos contratos e aprimora as relações comerciais por conta da construção de confiança e credibilidade com os stakeholders, sem comprometer a conformidade.
Isso ocorre pela adoção de uma postura transparente e colaborativa nas negociações, da resolução de conflitos amigável e da manutenção de uma comunicação regular. Uma recomendação é implementar ferramentas de negociação online para agilizar o processo de revisão e aprovação.
Economia de recursos
Gerenciar contratos ajuda a gastar menos dinheiro ao estabelecer fluxos de trabalho claros para aprovação de contratos, é possível identificar tarefas repetitivas que podem ser automatizadas, acelerando as aprovações e reduzindo erros humanos.
Outra maneira de redução de custos é através dos processos padronizados, que vai desde o ato da negociação utilizando modelos padronizados para diferentes tipos de contratos, cujos templates pré-aprovados garantem consistência e conformidade, passando também pelas fases de execução dos contratos e auxiliando na prevenção de disputas.
Garantia de cumprimento
Como mencionamos, essa gestão garante que a empresa cumpra com suas obrigações estabelecidas nos contratos. É possível fazer isso mediante a implementação de mecanismos de monitoramento e controle, da comunicação regular com as partes contratadas e da resolução de conflitos de forma rápida e eficaz.
Aqui também destacamos a importância de manter um controle rigoroso das versões dos contratos, registrando e documentando todas as alterações realizadas ao longo do tempo.
Minimização de riscos
Esse gerenciamento identifica e mitiga os riscos potenciais associados aos contratos. Tal avaliação permite uma análise cuidadosa dos termos contratuais, da negociação de condições favoráveis e da implementação de mecanismos de controle e monitoramento. Para contratos firmados e em vigência, é possível criar políticas para lidar com contratos de alto risco de maneira especializada.
Melhor controle financeiro
Se quer melhorar o seu controle financeiro, a gestão de contratos ajuda devido à rastreabilidade dos custos e receitas associados aos contratos, e o primeiro passo é garantir que todos os prazos e condições de pagamentos sejam definidos com clareza em cada um dos contratos.
A utilização de sistemas de gestão de financeira de contratos pode ajudar a automatizar processos, incluindo gestão de alçadas, registrar e controlar todas as transações financeiras relacionadas a cada contrato.
Outros dois pontos importantes que podemos incluir por meio de relatórios financeiros é a conciliação bancária e a gestão de inadimplentes.
Quais são os desafios na Gestão de Contratos?
A gestão de contratos pode ser um desafio para as empresas, especialmente aquelas que não possuem uma equipe especializada ou um processo estruturado para gerenciar essa área. Para provar isso, confira alguns exemplos.
Volume de contratos
Negócios com muitos contratos podem ter dificuldades para gerenciar, resultando na dificuldade de rastrear e cumprir suas obrigações. A gestão define processos claros, automatiza tarefas e facilita o acesso às informações.
O primeiro passo é centralizar todos os contratos em um repositório seguro e de fácil acesso. Como continuação, é preciso garantir que todas as partes interessadas da organização saibam a padronização de nomenclaturas e localização de armazenamento, para facilitar a pesquisa e recuperação de documentos.
Complexidade jurídica
Contratos complexos podem exigir um alto nível de conhecimento jurídico para serem elaborados e interpretados. Além de contar com um suporte jurídico especializado para a análise e negociação de contratos, é preciso conhecer profundamente do core business da organização para identificar oportunidades e mitigar riscos, atuando de forma pró-ativa a favor da organização.
Prazos e notificações
O cumprimento de prazos e notificações é indispensável para a execução dos contratos, mas pode ser um desafio para diversos gestores, o que pode resultar em multas ou rescisões. A melhor saída é monitorar constantemente as datas pré-estabelecidas entre as partes envolvidas por meio da gestão de contratos.
A tecnologia pode ser forte aliada ao configurar alerta automático para datas importantes, como vencimentos e renovações. Isso garante que as equipes sejam notificadas antecipadamente para tomar medidas apropriadas.
Variação nos termos contratuais
Empresas que trabalham com diferentes tipos de clientes ou fornecedores podem encontrar dificuldades para padronizar os termos contratuais. Nesse caso, a gestão certa determina modelos padrões para adaptá-los às necessidades específicas de cada situação.
Qual a importância de ter uma Consultoria em Gestão de Contratos?
As consultorias especializadas em LegalOps oferecem uma série de vantagens para as empresas devido à experiência acumulada no CLM, incluindo as fases de: elaboração, armazenamento, monitoramento, gestão financeira, revisão de processos e políticas internas, e encerramento de contatos.
Por estarem atuando no mercado há um tempo, a equipe está atualizada com as melhoras práticas em gestão de contratos, o que ajuda a implementar processos ainda mais eficientes.
Ao unificar os pilares de PESSOAS, PROCESSOS e TECNOLOGIA, a Onix Brasil Consultoria apoia na economia de tempo e recursos, engajamento de todas as partes interessadas, na padronização e identificação de oportunidades de melhoria, que surgem, mas nem sempre são aproveitadas. Tudo isso junto à implementação de tecnologia para automatizar os processos.
A gestão de contratos é uma área complexa e desafiadora, mas também é sinônimo de sucesso nas empresas que possuem negociações documentadas com seus parceiros em geral e precisam de orientação. Por meio desse controle, é possível aproveitar ainda mais os benefícios dos acordos pré-determinados entre as partes envolvidas, sem que haja problemas.
Não importa o volume de contratos que você lida diariamente, conte com a Onix BR Consultoria para ajudá-lo a gerenciar seus documentos jurídicos com êxito!
